#SCRUM – Como trabalhar os tempos e prazos usando framework ágil?

Out 10, 19 • HomeNo Comments

O #framework ágil #SCRUM, por vários amado, sempre citado, as vezes mal usado ou mal compreendido, abrange noções de uso do #tempo para fragmentar, organizar e performar melhor o trabalho. Isso, por si só, não é garantia ou sinônimo de “Trabalho Rápido” ou de “Trabalho Ágil” como podem pensar desavisados ou marinheiros de primeira viagem, mas sim de trabalho organizado no tempo, de trabalho temporalmente planejado. Por consequência, quando responsavelmente empregadas, as noções de uso do tempo do framework trazem maiores resultados, criando uma sensação de agilidade. O mais importante neste território é certamente a valorização e o manejo do tempo, é disso que se trata, mais do que fazer as coisas heroicamente rápidas.

“Time-Box”, “Timeboxing” ou “Time-boxed” são termos comumente usados para designar a principal noção de uso do tempo no scrum. Em língua portuguesa, semanticamente falando, faz muito sentido traduzir a expressão para “Janela de Tempo” e vou adotar essa nomenclatura por aqui apesar de saber que numa tradução literal o resultado seria outro.

Considerar uma ou mais atividades como time-box significa que elas terão uma janela de tempo com começo e fim definidos. Seria como pegar algumas tarefas e colocá-las dentro de uma “caixa de tempo” com tamanho determinado, nem maior nem menor. Toda atividade ou cerimônia time-boxed deve ter um tempo limite que não deve ser ultrapassado, no entanto elas podem ter critérios diferentes com relação ao tempo restante quando as atividades ou cerimônias sejam realizadas antes do tempo limite.

Considerando isto, atividades ou cerimônias dentro de uma janela temporal podem ser divididas em: Janela de Tempo com Duração Fixa (#Time-boxed Fixed) ou Janela de Tempo com Duração Máxima (#Time-boxed Maximum). No fundo podemos considerar que todas as etapas de uma iteração tem uma duração fixada e uma máxima, mas uma distinção será feita em relação ao procedimento que pode ser seguido quando as atividades forem concluidas antes do prazo.

A DURAÇÃO FIXA significa que o tempo das atividades será estipulado antes de uma iteração(sprint) começar e o trabalho deve ser realizado dentro dessa janela temporal. Se todo trabalho for realizado antes do termino do tempo previamente definido, mais trabalho pode ser adicionado! Ou, no caso do perfil de trabalho de algumas organizações, quando o time entrega atividades do tipo time-box fixed antes do prazo, como bonus pela performance o time ganha o tempo restante de folga ou em atividades de lazer promovidas pela organização.

Um exemplo claro de atividade com duração fixa é o ciclo ou dias de desenvolvimento da iteração (sprint). Se um ciclo de atividades tem uma janela de tempo de 10 dias (descontando os tempos usados nas cerimônias) e depois de 6 dias do inicio todas as tarefas forem completadas e entregues com sucesso, o time pode decidir adicionar mais atividades àquela #sprint.

Já a Janela de Tempo com DURAÇÃO MÁXIMA significa que o tempo das atividades também será pre-fixado antes das atividades começarem, mas se todo trabalho for feito e entregue com sucesso antes do término da janela temporal, os recursos (time Scrum) não precisam necessariamente continuar executando atividades relacionadas àquela janela, eles podem, e muitas vezes devem, passar para outras janelas com outras atividades programadas, com outros tempos designados. Se um time estipulou que a janela de tempo da reunião de planejamento era de 4 horas e o time terminou essa etapa em 2 horas, os membros do #time #scrum podem passar para a atividade seguinte, no caso os desenvolvedores podem começar a trabalhar no desenvolvimento das histórias, o Product Owner pode continuar a refinar o backlog ou trabalhar no futuro do produto.

São exemplo de atividades com duração máxima todas as cerimônias, incluindo portanto a reunião de planejamento (planning), as reuniões diárias (dailys), a reunião de revisão de entregas (review) e a reunião de retrospectiva (retrospective).

Elaboramos um desenho para exemplificar melhor e elaboramos uma lista de tempos versus cerimônias para ilustrar os conceitos.

Aqui está o desenho de uma interação (sprint) de uma semana. Veja como todas as atividades tem sua “caixinha” própria. Há uma caixa fora da iteração, a do refinamento. Esse tipo de atividade é constante, deve ser feito com prioridade antes da iteração, mas continua sendo executado a todo momento com objetivo de deixar a lista de atividades do produto (backlog) sempre atualizada. Não colocamos janelas de tempo específicas para os momentos de desenvolvimento pois eles vão variar bastante de acordo com o que está sendo trabalhado.

A ideia geral é não sobrepor e nem criar janelas com tempo fluidos e sim tempos bem definidos em relação a começo e fim.

Não foi fornecido texto alternativo para esta imagem

Abaixo está uma lista de consequências e efeitos colaterais positivos da aplicação do #time-box nas #cerimonias do #Scrum:

  • As #cerimônias (reuniões no geral) tornam-se mais #objetivas, com foco na pauta a ser discutida e não em assuntos paralelos;
  • Os membros da equipe sabem que não poderão postergar prazos de entrega, então isso estipula um novo valor para o tempo empregado, valorizando-o muito mais;
  • O time #scrum fica mais comprometido com o que se propõe a entregar, fica mais preocupado em estimar corretamente as atividades;
  • O time #scrum, quando a noção de time-box é bem empregada e aceita, fiscaliza ações concorrentes ou atividades inventadas de última hora fora do escopo estipulado. Isso gera um compromisso conjunto anti-sobrecarga e evita que o time entre num ritmo de trabalho além das possibilidade saudáveis de realização;
  • Aos poucos o time vai adquirindo clara noção de sua velocidade e de quanto é possível entregar numa sprint de trabalho. Isso ajuda a criar estimativas mais reais durante as etapas de planejamento. Ajuda o Product Owner a criar roadmaps e a estimar o lançamento de #releases;
  • O time de desenvolvimento cria uma estretégia de entrega antes do inicio da iteração, considerando a data de término já planejada;

Em resumo, os tempos das cerimônias são os seguintes. Veja que o grande marcador métrico é a iteração (#sprint).

#Planning ou #Planejamento

  • 8 horas para uma sprint de 1 mês
  • 6 horas para um sprint de 3 semanas
  • 4 horas para um sprint de 2 semanas
  • 2 horas para uma sprint de 1 semana

#Sprint ou #Iteração

  • 1 mês
  • 3 semanas
  • 2 semanas
  • 1 semana

#Daily ou #Diária

  • 15 minutos

#Review ou #Revisão

  • 4 horas para uma sprint de 1 mês
  • 3 horas para um sprint de 3 semanas
  • 2 horas para uma sprint de 2 semanas
  • 1 hora para uma sprint de 1 semana

#Retrospective ou #Retrospectiva

  • 3 horas para uma sprint de 1 mês
  • 2:15 para uma sprint de 3 semanas
  • 1:30 horas para uma sprint de 2 semanas
  • 45 minutos para uma sprint de 1 semana

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Felipe Cabral

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